Canal de Denúncias

REGULAMENTO DE CANAL DE DENÚNCIA

 

O Grupo Sotecnisol é constituído pelas seguintes empresas: [

– Noteisol SGPS, Lda;

– Sotecnisol, S.A.;

– Keep On, Unipessoal Lda;

– Output Lda;

– Sonervest – Unipessoal Lda;

– Sá Morais Castro, Unipessoal, Lda;

– SMCLand, Unipessoal Lda;

– Novisol – Investimentos e Administração de Imóveis Lda;

– Construções E. Nunes Rodrigues, Lda;

– Byte Brand, Unipessoal, Lda;

– TSHP, Unipessoal Lda;

– 2WORK – Empresa Trabalho Temporário e Formação, Lda;

– Koji Investments, Unipessoal, Lda;

] de ora em diante designadas por Sotecnisol.

 

1. Introdução

A Sotecnisol cumpre a legislação e pretende criar um ambiente profissional em que todos os seus trabalhadores, fornecedores e clientes se comprometem a atuar de acordo com a legislação aplicável. Neste contexto, a Sotecnisol aprovou um código de conduta, o qual pode ser consultado aqui.

Igualmente importante, a Sotecnisol promove uma cultura empresarial que se carateriza por ser aberta, justa e clara. Um elemento chave desta preocupação é o firme compromisso de dar a todos os trabalhadores, fornecedores e clientes a oportunidade de manifestarem as suas preocupações sobre eventuais irregularidades, possíveis violações das leis ou do código de conduta ou outras condutas incorretas que possam observar.

O presente Regulamento destina-se a disponibilizar um mecanismo de denúncia sobre as matérias abrangidas pelo mesmo, sendo complementar em relação a quaisquer outros mecanismos de denúncia ou reporte disponíveis na Sotecnisol, nomeadamente, denúncias relacionadas com as suas circunstâncias pessoais no local de trabalho ou com as suas condições de trabalho, as quais devem ser comunicadas através dos canais já existentes.

Os mecanismos e procedimentos de receção, conservação e tratamento das denúncias abrangidos pelo presente Regulamento observam as normas de proteção de dados pessoais em vigor, bem como as normas de segurança da informação.

A proteção conferida por este Regulamento é extensível às pessoas singulares que auxiliem o denunciante no procedimento de denúncia (incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores), a terceiros ligados ao denunciante e a pessoas coletivas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

 

2. Denunciantes

Podem recorrer ao canal de denúncia interna os denunciantes, sendo considerados como tal qualquer pessoa singular que denuncia uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, e que tenha uma relação com a Sotecnisol, como por exemplo trabalhadores, ex-trabalhadores, fornecedores, clientes, candidatos a emprego, titulares de participações sociais e membros de órgãos sociais da Sotecnisol.

 

3. Âmbito de aplicação

3.1.    A denúncia pode ter por objeto infrações da legislação ou do código de conduta.

3.2.    A título de exemplo, a denúncia poderá estar relacionada com uma das seguintes matérias:

•            Contratação pública;
•            Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
•            Segurança e conformidade dos produtos;
•            Segurança dos transportes;
•            Proteção do ambiente;
•            Proteção contra radiações e segurança nuclear;
•            Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal;
•            Saúde pública;
•            Defesa do consumidor;
•            Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;
•            Regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária;
•            Criminalidade violenta;
•            Tráfico de estupefacientes;
•            Tráfico de influência;
•            Recebimento indevido de vantagem;
•            Corrupção ativa e passiva;
•            Peculato;
•            Participação económica em negócio;
•            Branqueamento de capitais;
•            Dano relativo a programas ou outros dados informáticos e a sabotagem informática e o acesso ilegítimo a sistema informático.

3.3.    Apenas denunciantes de boa-fé e que tenham fundamento sério para crer que as informações são verdadeiras no momento da denúncia, beneficiam da proteção do presente Regulamento.

3.4.    Caso a Sotecnisol conclua que a denúncia é apresentada de má-fé e/ou é manifestamente infundada e/ou não corresponde à verdade, a mesma será arquivada, sem prejuízo de quaisquer outras consequências legais ou disciplinares que ao caso se possam aplicar.

3.5.    O previsto no presente Regulamento não prejudica o direito de os trabalhadores consultarem os seus representantes ou sindicatos nem as regras de proteção associadas ao exercício desse direito.

 

4. Canal de denúncia

4.1.    O canal de denúncia interna é operado internamente pela Dra. Teresa Maria Cabral Sá Morais Castro para receção e acompanhamento de denúncias.

4.2.    Encontram-se implementadas as medidas de segurança organizacionais e operacionais, tendo em vista a apresentação e acompanhamento das denúncias internas de forma segura.

4.3.    É garantida: (i) exaustividade, integridade e conservação das denúncias; (ii) a confidencialidade da identidade ou anonimato dos denunciantes (conforme aplicável), bem como a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia; (iii) a proibição de acesso à denúncia por parte de pessoas não autorizadas.

 

5. Apresentação de denúncia

5.1.    A denúncia deve ser apresentada à Sotecnisol: (i) por escrito; e (i) de forma anónima ou com identificação do denunciante.

5.2.    A denúncia deverá ser apresentada por mensagem de correio eletrónico dirigido ao endereço denuncias@sotecnisol.pt.

5.3.    No caso de denúncia anónima, caso assim o pretenda, poderá identificar-se posteriormente, sendo garantida a sua proteção, nomeadamente, o tratamento confidencial da sua identificação.

 

6. Acompanhamento da denúncia

6.1.    Após receção da denúncia, a Sotecnisol:

1.           Notifica o denunciante da sua receção e presta informação sobre os termos de apresentação de denúncia externa (perante as autoridades competentes), no prazo de sete dias a contar da data da receção da denúncia pela Sotecnisol;
2.          Pratica os atos internos considerados adequados, no sentido da verificação das alegações contidas na denúncia e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada;
3.           Caso considere necessário, abre um inquérito interno ou comunica à autoridade competente para investigação da infração;
4.          Notifica o denunciante das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia pela Sotecnisol.

6.2.    O denunciante pode requerer a qualquer momento, que a Sotecnisol lhe comunique o resultado da análise efetuada à denúncia no prazo de 15 dias após a conclusão da respetiva análise.

 

7. Confidencialidade

7.1.    A identidade e informações que possam identificar o denunciante são de acesso restrito às pessoas responsáveis por receber e/ou acompanhar as denúncias.

7.2.    A identidade do denunciante só é divulgada para cumprimento de obrigação legal ou na sequência de decisão judicial nesse sentido. Neste caso, o denunciante é notificado, por escrito, dos motivos da divulgação dos dados confidenciais em causa, salvo se a prestação dessa informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados.

7.3.    O disposto nos números anteriores, é também aplicável à identidade de:

1.           Pessoa singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores;
2.          Terceiro que esteja ligado ao denunciante, designadamente colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional; e
3.           Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

7.4.    As pessoas responsáveis por receber e/ou acompanhar as denúncias, bem como qualquer pessoa que tiver recebido informações sobre denúncias (ainda que não competente para o efeito), estão vinculadas por obrigação de confidencialidade.

 

8. Dados Pessoais

8.1.    A Sotecnisol é o Responsável pelo Tratamento dos dados pessoais, tratando-os em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (Regulamento Geral de Proteção de Dados – “RGPD”) e da Lei 58/2019, de 8 de agosto.

8.2.    Sem prejuízo da possibilidade de anonimato, quando forneça à Sotecnisol os seus dados pessoais e/ou de terceiros no âmbito do procedimento de denúncia interna, estes são tratados pela Sotecnisol para receção e tratamento das denúncias, conforme obrigação legal resultante da Lei 93/2021.

8.3.    As denúncias e eventuais dados pessoais associados podem ser tratados por terceiros prestadores de serviços da Sotecnisol, para efeitos de receção das denúncias e suporte técnico. Tais terceiros, na qualidade de subcontratantes, tratam os dados pessoais por conta e segundo instruções da Sotecnisol, encontrando-se vinculados por acordo de subcontratação celebrado nos termos do RGPD.

8.4.    Quando necessário, os dados pessoais podem ser comunicados às autoridades competentes, na qualidade de Responsáveis pelo Tratamento, para investigação da infração.

8.5.    A Sotecnisol conserva o registo das denúncias recebidas e dados pessoais associados pelo período de cinco anos, salvo se necessário mantê-los por período superior no âmbito de processo judicial ou administrativo relacionado com a denúncia.

8.6.    Os dados pessoais que sejam manifestamente irrelevantes para o tratamento da denúncia são imediatamente apagados, salvo se recolhidos através registo em suporte duradouro e recuperável, para cumprimento do prazo legal de conservação previsto no número anterior.

8.7.    Nas condições legais aplicáveis nos termos do RGPD, o titular dos dados tem o direito de solicitar à Sotecnisol o acesso aos dados pessoais que lhe digam respeito, a retificação ou o apagamento, ou a limitação do tratamento, assim como de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

8.8.    Pode contactar a Sotecnisol sobre temas de dados pessoais através do seguinte contacto rgpd@sotecnisol.pt.

 

 

9. Medidas de Proteção

9.1.    A Sotecnisol não praticará nem aceitará a prática de atos de retaliação contra o denunciante que apresente denuncias internas nos termos do presente Regulamento.

9.2.    Considera-se ato de retaliação, o ato ou omissão – bem como a ameaça e a tentativa de tal ato e omissão – que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia interna cause ou possa causar ao denunciante, de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais.

9.3.    O regime previsto no presente Regulamento não prejudica quaisquer direitos ou garantias processuais reconhecidas às pessoas que sejam referidas como autoras da infração ou que a esta sejam associadas.

9.4.    Os direitos e garantias previstos neste Regulamento não podem ser objeto de renúncia ou limitação por acordo.

 

Aprovado em 03 de janeiro de 2023.